E-postanın gücü, yalnızca bir kişiyle iletişim kurmanın etkin hale getirilmesi değil, aynı zamanda belirli konularda gruplar oluşturabilme ve bu grupların gücünü internet’te insanların yararına ve zararına kullanabilmekte yatmaktadır. İyi (ya da kötü) e-posta internette çok hızlı yayılır. İnternet, akla gelebilecek her türlü hizmeti verebilecek binlerce özel-ilgi grubunun yuvasıdır.

Özellikle forumlar veya internet ile başlatılan tartışma konuları bazen istenmeyen noktalara ulaşıp, tartışmaya katılan kişilerin tamamına zarar verebilir. Hatta bazı arama motorları, tartışma gruplarındaki mesaj başlıklarını kaydettiklerinden “sizin mesajınız” çok fazla arama motoruna otomatik olarak kayıt ediliyor ve sizin, o mesajı internetten kaldırmanız oldukça zor oluyor. “Bir deli kuyuya bir taş atmış ve kırk akıllı çıkaramamış” sözü durumu daha iyi açıklıyor.

E-posta gönderirken veya gelen e-postalarda aşağıdaki kuralları göz önüne alıp uyguladığımızda veya yanlış kullananları uyarmamız halinde kimseyi rahatsız etmeden, daha etkin bir iletişim kurulacaktır.

1. Mesajı gönderdiğiniz kişiye hitaben yazın; sonunda mutlaka ad ve soyad belirtin.
2. Hitap ettiğiniz alıcının kimliğine göre bir dil ve ifade tonu belirleyin.
3. Konu kısmına mutlaka uygun bir başlık yazın.
4. Kısa ve anlaşılır mesajlar yazın ve imla hataları yapmamaya özen gösterin.
5. Gelen mesajları cevaplamadan önce dikkatle okuyun.
6. Hırçın, kırıcı, karalayıcı olmazken, bağırıyor izlenimi vermekten kaçının (büyük harflerle yazmak, sözcükler içinde harfleri uzatarak yinelemek gibi).
7. Esprili ve alaycı dil kullanımında dikkatli olun.
8. Kişiye değil, konuya cevap verin.
9. Sinirleneceğiniz bir mesaj aldığınızda, cevaplamadan önce kendinize zaman tanıyın.
10. Mesajınızda göndereceğiniz her türlü bilgi ve ifadenin saklanabilir olduğunu ve ertesi günkü gazetelerde baş sayfaya haber olabileceğinizi hiç unutmayın.
11. Mesajlarda kötü niyetin değil, yanlış anlamaların daha fazla meydana geldiğini bilin.
12. Elektronik iletişimde uygun nazik bir ifade kullanmanın, sağduyunun gereği olduğunu hatırlayın.
13. İşyerinde ortak kullanılan e-postalardan özel mesaj göndermemeye ve almamaya özen gösterin.
14. Lüzumsuz, işle ilgili olmayan e-postalar ya da yüklü dosyalar göndererek başkalarının zamanını çalmayın.
15. Adres defterinizde aynı isimden birden fazla kişi varsa, e-posta gönderirken doğru isme göndermeye dikkat edin. Dosya ekli e-posta gönderirken de doğru dosyayı ekleyip eklemediğinizi kontrol edin.
16. Belirli firmaları, milletleri ve din gruplarını hedef alan fıkra ve hikaye göndermeyin. ABD ve Avrupa’da e-postalar, kanun önünde delil gösterildiği için, işinden olan ve mahkemeye verilen kişi sayısı epey fazla.
17. Belirli gruplardan size gelen e-postaları, başkalarına gönderirken, gruba ait e-posta adreslerini siliniz ki e-posta adresleri, tanımadıkları üçüncü kişilerin eline geçmesin. 
18. Birbirlerini tanımayan birçok kişiye e-posta gönderirken, e-posta adreslerini “gizli-bcc” kısımlarına yazınız ki e-posta adresleri üçüncü kişilerin eline geçmesin.
19. Çeşitli konularda bilgi verileceği zaman, sürekli elektonik bülten gönderilmek istendiğinde, dağıtım ve duyuru listelerindeki kişilerin e-bülteni alıp almayacaklarını ve ilgili konulardaki bültenlere ilgi duyup duymadiklarini öğrenin. E-bülteni almak istemeyenleri dağıtım listesinden çıkarın.
20. İnternet sitelerinde yer alan uzun bir metni veya resmi gruplara gönderirken internet adresini ve konusunu belirterek, bakmalarını sağlayacak şekilde e-posta göndermeliyiz.

Kaynak: Bu yazı,   gazeteci Levent Karadağ’ın http://kobi.milliyet.com.tr adresinden alınmıştır.